在營銷上，有一個著名的“電梯法則”，說得是假設你在電梯里，只有30秒的時間，來向一位關系公司前途的大客戶推廣產品且必須成功。 

顯然，要在30秒或者3分鐘的時間介紹清楚自己的產品或方案，必然是需要直奔主題，你介紹的內容就不可能太多太復雜。換句話說，我們必須清楚客戶最關心的核心內容是什么。由此我們提出了“一紙禪”，即必須在一張紙上概括出產品的優勢和賣點，以匹配客戶的需求點（或稱痛點）。 

今天要闡述的一紙禪，不是通常的產品宣傳，而是管理者的工作指引，即管理者的“重要工作一紙禪”，簡寫為ITOP——Important Things （on） One Paper，讀：“I”+“TOP”——我的關鍵工作，當然，用“I”不是“My”，是不符合語法的，看官見諒。

時間管理的基本原則，就是兩個字“重要”。何為“重要”？我曾經這樣給他下定義：同等資源的投入，有效產出大的就是重要的事。其中的“資源”，最關鍵的就是時間，把時間用在重要而不是緊急的事情上，就能夠保障成果最豐碩，這是時間管理的核心精髓。每一位管理者，必須思考自己的重點工作是什么。既然是重點，當然就不能太多，一張紙描述足矣。 

為什么管理者不能做到“有效”，通常的問題在于我們把時間花在了不重要的事情上。為什么會這樣？一是我們受到外在的壓力，二是我們也沒有整理清楚自己的重點工作。通過“一紙禪”這個工具，要求每位管理者把重點工作列出來，并進行排序，以厘清工作的重要性。進一步再記錄管理者的時間，看看他們的時間花費是否和“一紙禪”中的工作匹配，以確保把重要的工作放在優先的位置。 

如果你問管理者，特別是高層管理者什么是他們最痛苦的是什么，回答往往說是人才。但如果你繼續問：“在過去的一年，您在人才招聘、選拔和培養上花了多少時間？”這時2000多年前孟子見齊宣王的場景就會穿越過來：顧左右而言他。實際上，一開始使用“一紙禪”這個工具，很多管理者甚至不會把人才培養列入其中。他們受到短期業績考核的壓力，往往列出的是和KPI指標相匹配的內容。而這些僅僅是直接成果而已，管理者應取得的成果包括三個方面（德魯克語）：直接成果；樹立新的價值觀及對這些價值觀的重新確認；培養與開發明天需要的人才。很多時候，后兩者是更加重要的。 

如何編制管理者的重要工作“一紙禪”？ 

第1步，羅列工作項目。自己先寫，然后可以征求上司、同事、甚至下屬的意見。這一步比較簡單，不用思考，簡單羅列即可。

第2步，對這些工作進行歸類。歸類的方法遵循“結構化原則”，即“不重復不遺漏”。如果自己沒有把握，可以請教上司，或與同事協商。

第3步，對工作按照重要性進行ABC分類（A非常重要，B重要，C一般），特別要注意的是這是相對的概念，不能全部或大部分都歸為重要。 

第4步，開始寫一紙禪，重要的項目必須在一張紙上寫完，注意也不能通過縮小字體來達到這個目標。曾經有一位主管為了按要求一張紙寫完，結果字體變成了8號字，只能在電腦上放大才能看清楚。這就失去一紙禪的意義了。一般要求四號字或者小四，1.5倍行距的情況下一張A4紙寫完（單面）。如果內容多了怎么辦，每加入一項，就要在現有的工作內容中減去一項，“推陳”才能“出新”。只有這樣，我們才能找到自己真正的重點工作是什么。一紙禪需要征求上下級及上下游的意見，尤其注意的是必須征求下游部門的意見，因為你的成果是通過下游部門的工作得以實現的。舉個例子，如果你負責市場宣傳，你一定需要征求銷售人員的意見，什么樣的市場宣傳能夠帶來優質客戶。

第5步，對重要工作內容進行排序，按重要性由高到低排列（即列出重中之重）。要注意不用太教條，有時實在分不清那條更重要，前后排列就好。排除后輸出正式的一紙禪。

至此，恭喜你，完成了“ITOP重要工作一紙禪”。

管理者的“重要工作一紙禪”，不是一勞永逸的，隨著組織的戰略目標、組織能力要求及外部環境的變化，其重點工作需要進行調整。一般來說，這和職位的高低有一定相關性，基層管理者建議每月重新梳理一次，中層管理者每季度梳理一次，高層管理者每半年或每年需要梳理一次。 

做好“重要工作一紙禪”，明確了我們的任務，接下來就是確立目標，清晰路徑，設立里程碑，螺旋式提升。這些，我稱之為ORM方法論（Objectives目標–Routings路徑-Milestones里程碑，這部分內容在下一個工具中闡述）。 

“重要工作一紙禪”，建議貼在筆記本的扉頁（或你辦公桌的隔斷內側），以便隨時查看。而筆記本的尾頁，則建議貼上這樣的內容：上司安排的工作清單，同事提出的工作要求，及安排給下屬的工作內容。

最后，要說明的是，ITOP是績效管理的基礎，是績效指標的來源。ITOP不清晰，后續的績效管理工作就必然失去了標的，就一定會流于形式主義。

附：“ITOP重要工作一紙禪”簡表